項(xiàng)目管理軟件助力項(xiàng)目管理

       在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目管理軟件作用顯而易見(jiàn)，將項(xiàng)目管理軟件的重要作用歸納為如下幾點(diǎn)。

       1. 提高項(xiàng)目管理水平

        信息技術(shù)的價(jià)值是通過(guò)應(yīng)用而體現(xiàn)的，項(xiàng)目管理軟件也不例外。但由于國(guó)內(nèi)整體管理水平偏低，對(duì)項(xiàng)目管理知識(shí)體系缺乏了解，造成項(xiàng)目管理軟件應(yīng)用困難重重。有實(shí)力的項(xiàng)目管理人才不足，也成了提高企業(yè)項(xiàng)目管理水平的瓶頸。

        雖然國(guó)內(nèi)從事項(xiàng)目管理的人數(shù)已經(jīng)有幾百萬(wàn)人，但是我國(guó)的項(xiàng)目管理水平仍不盡人意。同發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)的項(xiàng)目管理還處于一個(gè)相對(duì)落后的階段。這不僅體現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)化的項(xiàng)目管理觀(guān)念落后，業(yè)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用范圍較為有限，在實(shí)施項(xiàng)目管理的能力上，企業(yè)也需要通過(guò)大量的培訓(xùn)、投入和流程改進(jìn)來(lái)提升自身的項(xiàng)目管理能力。國(guó)內(nèi)企業(yè)未能在項(xiàng)目中全面系統(tǒng)地采用項(xiàng)目管理這種先進(jìn)管理方法，沒(méi)有形成專(zhuān)業(yè)化。與其它的企業(yè)應(yīng)用軟件一樣，項(xiàng)目管理軟件，尤其是企業(yè)級(jí)的應(yīng)用軟件同樣面臨兩方面問(wèn)題。

        一方面，供應(yīng)商需要對(duì)軟件的功能進(jìn)行完全的本地化，設(shè)計(jì)一系列切合實(shí)際的、循序漸進(jìn)的實(shí)施咨詢(xún)方法，以及做好對(duì)國(guó)內(nèi)市場(chǎng)長(zhǎng)期投入的準(zhǔn)備。對(duì)于用戶(hù)來(lái)講，他們關(guān)心的不僅僅是軟件的功能強(qiáng)大、界面好看、技術(shù)先進(jìn)等特點(diǎn)，而且還有軟件產(chǎn)品或解決方案是否適合企業(yè)的實(shí)際需求。只有符合企業(yè)的實(shí)際管理需求，適合國(guó)內(nèi)管理人員素質(zhì)的軟件產(chǎn)品才會(huì)受到用戶(hù)的歡迎和推廣。另外，項(xiàng)目管理軟件必須采用國(guó)際最先進(jìn)的技術(shù)和工具，能夠體現(xiàn)出國(guó)際最先進(jìn)的項(xiàng)目管理思想。

        項(xiàng)目管理軟件提供商的服務(wù)是否到位，也是軟件能否成功應(yīng)用的關(guān)鍵。畢竟，項(xiàng)目管理對(duì)于國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)還是比較新鮮的，軟件廠(chǎng)商不僅要推銷(xiāo)自己的產(chǎn)品，還應(yīng)該通過(guò)咨詢(xún)、培訓(xùn)等服務(wù)形式幫助用戶(hù)學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的知識(shí)和方法。一些國(guó)內(nèi)的軟件公司對(duì)服務(wù)不夠重視，或者用戶(hù)不愿意為服務(wù)而投資，從而產(chǎn)生了軟件買(mǎi)了但用不好的現(xiàn)象，甚至用不起來(lái)，最終成了擺設(shè)。

       另一方面，用戶(hù)應(yīng)該注重管理流程改進(jìn)與文化變革、對(duì)員工的培養(yǎng)以及明確定義需求范圍。目前，大多數(shù)用戶(hù)對(duì)項(xiàng)目管理的知識(shí)體系不是非常了解。用戶(hù)首先應(yīng)該學(xué)會(huì)項(xiàng)目管理的方法和工具，這樣，在使用軟件過(guò)程中才能得心應(yīng)手。現(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)的現(xiàn)象是，項(xiàng)目經(jīng)理往往把所有的項(xiàng)目計(jì)劃和流程都只是記在腦子里，但是沒(méi)有落實(shí)成為制度化、企業(yè)化的東西。這樣很難保證項(xiàng)目的精確管理，只有把數(shù)據(jù)和信息落實(shí)到軟件中去，項(xiàng)目人員才能夠及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展。軟件只是一個(gè)工具，項(xiàng)目管理人員首先要考慮項(xiàng)目管理怎么做。

        項(xiàng)目的不確定性也是項(xiàng)目管理軟件應(yīng)用不暢的重要因素之一。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)許多項(xiàng)目管理人員不可控制的變數(shù)，使得軟件的正常應(yīng)用變得很困難。這一點(diǎn)在IT行業(yè)也非常突出，比如在一個(gè)信息化改建項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)完成了計(jì)劃，但是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中遇到了不可控因素造成項(xiàng)目不能繼續(xù)，軟件的使用也只能終止。

        近幾年來(lái)，隨著各種培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的建立，國(guó)內(nèi)出現(xiàn)了真正意義上的職業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理人。但是過(guò)去，那種來(lái)了新項(xiàng)目就調(diào)來(lái)做項(xiàng)目管理，項(xiàng)目結(jié)束又官?gòu)?fù)原職的現(xiàn)象，在許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)中仍舊普遍存在。這些臨時(shí)的項(xiàng)目經(jīng)理人往往只有一兩次實(shí)踐，無(wú)法積累經(jīng)驗(yàn)，其管理水平難以得到鍛煉和提高。企業(yè)應(yīng)該重視項(xiàng)目經(jīng)理的培養(yǎng)，讓中、高層項(xiàng)目管理人員逐步走上專(zhuān)業(yè)化道路，像律師、醫(yī)師、會(huì)計(jì)師那樣形成有特色的行業(yè)。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不但應(yīng)該具備一定的項(xiàng)目管理的知識(shí)，還應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目管理軟件有一定的認(rèn)識(shí)?，F(xiàn)在社會(huì)上，存在這樣的一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，他們認(rèn)為軟件看不見(jiàn)摸不著，從而低估了軟件的作用。當(dāng)軟件為企業(yè)節(jié)約了成本，帶來(lái)了效益時(shí)，他們往往認(rèn)為這是公司職員勞動(dòng)的結(jié)果，而不能發(fā)現(xiàn)軟件的價(jià)值。

        目前為止，管理環(huán)境并不利于項(xiàng)目管理軟件的實(shí)施。在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上，許多行業(yè)的管理和制度不健全，使項(xiàng)目的進(jìn)度沒(méi)法得到保證。比如，項(xiàng)目需要輸入生產(chǎn)某個(gè)產(chǎn)品的制造周期時(shí)，工廠(chǎng)往往不能給出準(zhǔn)確答案，因此計(jì)劃就很難做到精確。這就需要全社會(huì)的生產(chǎn)企業(yè)都要提高管理水平，才能夠去滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)項(xiàng)目管理的需要。

        2. 將管理分解成項(xiàng)目

        社會(huì)發(fā)展日新月異，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。企業(yè)如何快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，提高企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力？途徑之一是，學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理知識(shí)體系，把企業(yè)的業(yè)務(wù)分解成不同的項(xiàng)目，實(shí)施企業(yè)管理的項(xiàng)目化，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，節(jié)約運(yùn)行成本，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的整體效益。每當(dāng)提到項(xiàng)目管理，會(huì)有很多人直接和工程建設(shè)聯(lián)系起來(lái)。實(shí)際上，項(xiàng)目管理已經(jīng)滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，只是大家并沒(méi)有意識(shí)到而已。按照現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論，項(xiàng)目是指一次性的、面對(duì)不同任務(wù)、有限定完成時(shí)間的活動(dòng)。項(xiàng)目完成，相關(guān)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就可以解散，這在一定程度上減少了企業(yè)管理組織結(jié)構(gòu)層次；項(xiàng)目的完成效果可以用時(shí)間、成本和質(zhì)量三個(gè)因素來(lái)考量。因此，項(xiàng)目管理是一個(gè)執(zhí)行任務(wù)的綜合系統(tǒng)管理工具，企業(yè)項(xiàng)目管理的核心就是要保證在相關(guān)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，保證相關(guān)項(xiàng)目的商業(yè)價(jià)值不因執(zhí)行過(guò)程的失誤而流失或者變質(zhì)。在企業(yè)內(nèi)部環(huán)境背景下，不論是采用矩陣類(lèi)型組織結(jié)構(gòu)還是采用傳統(tǒng)的職能分工組織結(jié)構(gòu)，都存在一個(gè)組織結(jié)構(gòu)瓶頸：任務(wù)團(tuán)隊(duì)與職能團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)性沖突。解決不好這個(gè)問(wèn)題，對(duì)公司的組織戰(zhàn)略來(lái)說(shuō)就意味著企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)本身沒(méi)有成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的一個(gè)組成部分。公司的業(yè)務(wù)被視為一個(gè)面向用戶(hù)的活動(dòng)。項(xiàng)目管理能夠較好地解決組織扁平化、面向任務(wù)、項(xiàng)目是企業(yè)運(yùn)作焦點(diǎn)、管理團(tuán)隊(duì)化等幾個(gè)方面的問(wèn)題?；陧?xiàng)目推動(dòng)的企業(yè)其綜合管理水平將得到很大程度的提高，采取矩陣式的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)行管理項(xiàng)目化，按項(xiàng)目管理企業(yè)，順應(yīng)了“壓縮組織規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)扁平化、給一線(xiàn)員工授權(quán)以及借助外部資源、提供跨職能部門(mén)解決方案、建立學(xué)習(xí)型柔性組織”的現(xiàn)代管理潮流。

        任何企業(yè)存在的價(jià)值就是，把資本和原料轉(zhuǎn)化為最終產(chǎn)品和服務(wù)，滿(mǎn)足顧客需要，以獲取更多的效益。企業(yè)能否在競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)取決于產(chǎn)品和服務(wù)是否比對(duì)手更好、更快和更便宜。項(xiàng)目是一個(gè)計(jì)劃要完成的任務(wù)，有起點(diǎn)和終點(diǎn)，其過(guò)程可以分解為多個(gè)子任務(wù)。對(duì)于企業(yè)，項(xiàng)目是在預(yù)定的時(shí)間和成本范圍內(nèi)完成的目標(biāo)，需要一個(gè)跨部門(mén)跨專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)來(lái)協(xié)作完成的組織活動(dòng)。企業(yè)按項(xiàng)目進(jìn)行管理，就是打破僵化的官僚組織結(jié)構(gòu)，跨部門(mén)解決問(wèn)題；是在新建生產(chǎn)線(xiàn)、研發(fā)新產(chǎn)品、進(jìn)行生產(chǎn)制造及市場(chǎng)推廣營(yíng)銷(xiāo)等方面運(yùn)用先進(jìn)的管理理念，實(shí)行按項(xiàng)目管理的工作方式，建立矩陣式的組織結(jié)構(gòu)，由企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理專(zhuān)職團(tuán)隊(duì)統(tǒng)籌企業(yè)的項(xiàng)目，建立項(xiàng)目化管理的運(yùn)作體系，按項(xiàng)目配置企業(yè)的內(nèi)外資源。這樣，企業(yè)能夠?qū)Y源的組織、運(yùn)用和管理比原來(lái)更好、更快、成本更低。

        企業(yè)信息化工作如火如荼，許多企業(yè)在ERP應(yīng)用方面取得了不錯(cuò)的成績(jī)。今后，這些企業(yè)的信息化重點(diǎn)會(huì)逐漸向項(xiàng)目管理軟件轉(zhuǎn)移。因?yàn)轫?xiàng)目管理軟件的實(shí)施工作比ERP 要容易，目標(biāo)更加明確，而且更加有利于提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)變化的響應(yīng)速度。以計(jì)算機(jī)制造業(yè)為例，在過(guò)去，廠(chǎng)家生產(chǎn)的產(chǎn)品幾年內(nèi)可能都不會(huì)發(fā)生變化，仍然能夠賣(mài)出去，市場(chǎng)基本是屬于賣(mài)方市場(chǎng)。而現(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，尤其是中國(guó)加入WTO之后，制造業(yè)受到的沖擊非常大。市場(chǎng)上，幾乎每個(gè)星期都有新的型號(hào)面世。生產(chǎn)廠(chǎng)家必須縮短產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)周期，這就要求企業(yè)用項(xiàng)目管理的方法去解決，把從設(shè)計(jì)到下線(xiàn)的整個(gè)過(guò)程作為一個(gè)項(xiàng)目來(lái)管理。只有這樣才能夠保證新產(chǎn)品在最短的時(shí)間內(nèi)上市，以取得更好的市場(chǎng)份額，從而提升利潤(rùn)。因此，如果企業(yè)把每個(gè)項(xiàng)目都控制好了，都產(chǎn)生了利潤(rùn)，那么企業(yè)的總體利潤(rùn)自然而然就會(huì)得到提升。

        實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的項(xiàng)目化，應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件，有利于企業(yè)知識(shí)庫(kù)的積累。國(guó)內(nèi)的許多企業(yè)一直以來(lái)不重視知識(shí)的搜集和整理。企業(yè)的每項(xiàng)業(yè)務(wù)工作完成以后，很多有用的數(shù)據(jù)和信息就會(huì)被丟棄，面對(duì)新的類(lèi)似的工作時(shí)又重新來(lái)過(guò)，事倍功半。實(shí)施企業(yè)項(xiàng)目化管理，尤其通過(guò)應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件，有助于企業(yè)系統(tǒng)地管理項(xiàng)目信息和數(shù)據(jù)。通過(guò)對(duì)歷史項(xiàng)目的數(shù)據(jù)積累，在接受新的項(xiàng)目時(shí)，企業(yè)可以充分進(jìn)行分析和對(duì)比，尋找項(xiàng)目之間的共性，借鑒歷史項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。這樣不但可以提高項(xiàng)目的管理效率，還能夠降低甚至避免項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。某些項(xiàng)目管理軟件提供了模板的功能，企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，在多個(gè)項(xiàng)目中尋找并定義標(biāo)準(zhǔn)化的流程或操作步驟等，形成專(zhuān)用的模板。項(xiàng)目管理人員可以根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，選擇特定的項(xiàng)目模板，完成計(jì)劃的制定以及數(shù)據(jù)和信息的管理，取得事半功倍的效果。

       3. 多項(xiàng)目協(xié)作節(jié)省成本

       對(duì)于一個(gè)企業(yè)，總是會(huì)出現(xiàn)多個(gè)項(xiàng)目并發(fā)進(jìn)行的情況。對(duì)于企業(yè)的管理者必須